POLTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS MANGO DIGITAL 

 Generalidades.  

MANGO S.A.S., como agencia de marketing digital, se compromete con la protección y el adecuado manejo de los datos personales de todos sus Clientes, Colaboradores, Proveedores, y demás terceros. En cumplimiento de las normas vigentes en Colombia —Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015—, hemos implementado nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, que establece las pautas para la recolección, gestión y protección de esta información en conformidad con los derechos fundamentales consagrados en la Constitución. 

 La Constitución Política de Colombia, en su artículo 15, consagra el derecho de cada persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se recopila en archivos o bases de datos de entidades públicas o privadas. Por este motivo, MANGO S.A.S. ha desarrollado una plataforma de servicios web que permite a los usuarios acceder a nuestros servicios digitales y profesionales de marketing, garantizando que toda interacción y recolección de datos esté protegida bajo nuestros Términos y Condiciones y Políticas de Privacidad, que el usuario (en adelante “USUARIO”) acepta al utilizar la plataforma. 

 De esta forma, el USUARIO que interactúa o contrata servicios con MANGO S.A.S. puede confiar en que el tratamiento de sus datos personales se realiza de manera ética y responsable, en respeto pleno de los derechos de intimidad y habeas data, y en alineación con las normativas colombianas que regulan la protección de información personal. 

Objeto de la política. 

MANGO S.A.S., como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha establecido su Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, que regula la recolección, almacenamiento, administración, y eliminación de datos personales a través de sus canales comerciales y digitales. Esta política cumple con la Ley 1581 de 2012 y se aplica a todas las bases de datos físicas y digitales gestionadas por MANGO S.A.S, sino también informar de manera completa a los titulares sobre los tratamientos y fines específicos de sus datos, garantizando su derecho a conocer, actualizar y rectificar su información en los términos de ley. 

Alcance de la política.   

Esta política se aplica a los datos personales de personas naturales y jurídicas registrados en cualquier base de datos de MANGO S.A.S., obtenidos a través de solicitudes de servicio, atención de PQR, participación en campañas de marketing, o uso de herramientas y plataformas digitales interactivas de la agencia. Además, cubre la información recolectada durante la ejecución de nuestras actividades y procesos asociados con la misión organizacional de ofrecer soluciones de marketing digital efectivas y personalizadas para nuestros clientes. 

En conclusión, la recolección de datos personales en MANGO S.A.S. no solo se limita a solicitudes y participación en herramientas interactivas, sino que también abarca la información obtenida en el ejercicio de las funciones de la agencia y en el cumplimiento de su misión organizacional de ofrecer soluciones de marketing digital efectivas. 

Glosario y/o definiciones de ley.  

Para cumplir con la normativa vigente, se han incorporado los conceptos establecidos en la Ley 1581 de 2012, los cuales ofrecen alcance, interpretación y definición, y serán desarrollados y aplicados de manera integral conforme a lo dispuesto en la legislación. 

 Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita emitida por MANGO S.A.S., dirigida al titular de los datos, en la cual se informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información aplicables, la manera de acceder a ellas y los fines específicos para el uso de sus datos personales. 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para la gestión de sus datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento en MANGO S.A.S. 

Causahabiente: Persona que sucede a otra debido al fallecimiento de esta, como un heredero.  

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse con una o más personas naturales, identificadas o identificables.  

Dato Público: Información que la ley o la Constitución considera pública, así como aquella que no es semiprivada o privada.  

Dato Semiprivado: Información que no tiene naturaleza íntima o reservada ni pública, cuyo conocimiento puede interesar tanto a su titular como a ciertos grupos de personas.  

Dato Privado: Información de naturaleza íntima o reservada, relevante solo para el titular de la misma.  

Dato Sensible: Información que afecta la privacidad del titular o cuyo uso indebido puede llevar a discriminación.  

Información Pública: Datos generados, obtenidos, adquiridos o controlados por un sujeto obligado en su calidad de tal.  

Información Pública Clasificada: Información en poder o custodia de un sujeto obligado, que pertenece al ámbito privado o semiprivado de una persona natural o jurídica y cuyo acceso puede ser restringido bajo circunstancias legítimas y derechos específicos.  

Información Pública Reservada: Información en poder de un sujeto obligado, exceptuada de acceso al público por posible daño a intereses públicos y conforme a los requisitos legales.  

Datos Abiertos: Datos primarios o sin procesar, en formatos estándar y accesibles, bajo custodia de entidades que cumplen funciones públicas, disponibles libremente para su reutilización y creación de servicios derivados. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 

 Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ella en bases de datos de entidades públicas o privadas. 

 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre el tratamiento de los datos y las bases de datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.  

Transferencia: Envío de datos personales por parte del responsable y/o encargado del tratamiento ubicado en Colombia a un receptor responsable, ya sea dentro o fuera del país.  

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera de Colombia, con el fin de realizar tratamiento por el encargado en nombre del responsable.  

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, procesamiento, divulgación, almacenamiento, uso, circulación o eliminación.  

Principios por los que se rige la política en su desarrollo y control  

Responsable del Tratamiento de Datos Personales 

El responsable del tratamiento de datos personales será MANGO S.A.S., representado por el CEO, con el respaldo del área legal, que supervisará el cumplimiento de esta política y de las normas aplicables según la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad pertinente. 

Encargado del Tratamiento de Datos Personales 

El tratamiento de datos personales será realizado por el CEO y el área legal de MANGO S.A.S., quienes se encargarán de gestionar, controlar y velar por el correcto manejo de los datos personales en cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 y cualquier normativa complementaria.  

Principio de Temporalidad: Los datos se conservarán solo el tiempo necesario para cumplir su finalidad, considerando requisitos administrativos, fiscales, legales y contractuales. Una vez cumplido el objetivo, serán eliminados. 

Principio de Seguridad: Los datos personales deben ser protegidos mediante medidas técnicas, administrativas y humanas que eviten alteraciones, pérdidas o accesos no autorizados. 

Principio de Confidencialidad: Las personas involucradas en el tratamiento de datos están obligadas a mantener la confidencialidad de la información, incluso tras finalizar su relación con el tratamiento, y solo podrán divulgarla en los términos permitidos por la ley. 

Principio de Finalidad: El tratamiento de datos debe cumplir con un fin legítimo conforme a la Constitución y la ley, y dicho fin debe ser comunicado al titular. 

Principio de Necesidad: La recolección de datos se limitará a aquellos necesarios para cumplir con los objetivos de la base de datos. 

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos se restringe a las personas autorizadas por el titular o por la ley, respetando las limitaciones impuestas por la normativa. 

Principio de Transparencia: Se debe garantizar que el titular pueda acceder a información sobre el tratamiento de sus datos en cualquier momento y sin restricciones. 

Principio de Disponibilidad Restringida: Los datos personales, excepto los públicos, no estarán disponibles en medios masivos o en Internet, a menos que su acceso esté controlado técnicamente para que solo titulares o terceros autorizados puedan acceder. 

Principio de Libertad: Los datos personales solo pueden ser tratados con consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos de mandato legal o judicial. 

Principio de Veracidad o Calidad: Los datos deben ser verídicos, completos, exactos, actualizados y verificables. No se deben tratar datos incompletos, fragmentados o inexactos. 

Principio de Legalidad en el Tratamiento de Datos: El tratamiento debe cumplir con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables. 

Interpretación Integral de los Derechos Constitucionales: Los derechos de los titulares deben interpretarse en armonía con el derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la Constitución y las leyes correspondientes.  

Para asegurar el cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales, MANGO S.A.S. se compromete a aplicar los principios legales en los procesos de recolección, uso y tratamiento de estos datos.  

Clasificación de base de datos de MANGO  

MANGO S.A.S., para la recopilación y almacenamiento de información, cuenta con las siguientes bases de datos:  

Base de datos de clientes. 

Estas bases de datos, tanto digitales como físicas, contienen los datos de los clientes con quienes existe una relación contractual y comercial. Su finalidad es cumplir con las condiciones contractuales establecidas por MANGO S.A.S. para la prestación de servicios y entrega de productos solicitados. En esta base se almacena información de carácter privado, público y confidencial, destinada a facilitar el desarrollo de las relaciones contractuales.  

Base de datos de colaboradores. 

Estas bases de datos, gestionadas en formato digital y manual, incluyen los datos de personas naturales vinculadas laboralmente con MANGO S.A.S. Su tratamiento tiene como propósito cumplir con las disposiciones legales vigentes. En esta base se registran datos privados y públicos. Para cualquier tratamiento distinto a las obligaciones derivadas de la relación laboral, se requerirá autorización previa del titular o su representante legal. En ningún caso MANGO S.A.S. procesará datos sensibles sin el consentimiento expreso del titular.  

Base de datos de contratistas y proveedores.  

Estas bases de datos, administradas tanto en formato digital como físico, contienen la información de personas y entidades con las cuales MANGO S.A.S. mantiene vínculos comerciales y contractuales. Su tratamiento tiene como objetivo cumplir con las condiciones pactadas para la adquisición de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento y cumplimiento de sus actividades. En esta base se incluyen datos de naturaleza privada, pública y confidencial, destinados a gestionar adecuadamente las relaciones contractuales. 

Derechos y Deberes   

Derechos y deberes del titular de los datos:  

a) Derechos: 

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: 

Revocación y eliminación: Puede revocar la autorización y solicitar la eliminación de sus datos si el tratamiento no cumple con los principios legales o constitucionales. 

Presentación de quejas: Tiene derecho a presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que se ha incumplido la normativa de protección de datos. 

Información sobre uso de datos: Puede solicitar detalles sobre cómo MANGO ha usado sus datos personales. 

Consulta gratuita: Tiene derecho a consultar sus datos sin costo al menos una vez al mes o cuando se realicen cambios relevantes en las políticas de tratamiento de datos. 

Solicitud de prueba de autorización: Puede pedir prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo cuando la ley no lo requiera. 

Acceso, actualización y corrección: Puede acceder, actualizar y corregir sus datos ante MANGO en caso de que estos sean inexactos, incompletos o su tratamiento esté prohibido. 

b) Legitimación para el Ejercicio de Derechos: 

Pueden ejercer los derechos del titular: 

Representantes legales: Quienes actúen en nombre del titular con la documentación de representación adecuada. 

El propio titular: Acreditando su identidad mediante los medios que MANGO disponga. 

Herederos: En caso de fallecimiento o incapacidad, quienes puedan acreditar su calidad de herederos. 

Terceros designados: Cualquier persona que el titular haya autorizado, conforme a los términos permitidos. 

c) Deberes: 

El titular está obligado a mantener su información actualizada y precisa. MANGO no será responsable por cualquier consecuencia derivada de la inexactitud de los datos proporcionados por el titular. 

Principio del formulario  

Final del formulario 

Transferencia y transmisión de datos personales 

MANGO podrá transferir o transmitir datos personales a terceros que presten servicios esenciales para su operación, siempre que se implementen medidas para asegurar que dichos terceros cumplan con esta Política y con la legislación de protección de datos. Las transferencias a encargados dentro o fuera de Colombia incluirán cláusulas contractuales que exijan este cumplimiento. 

Deberes de MANGO: 

Garantizar el derecho de hábeas data y conservar la autorización del titular para el tratamiento de datos. 

Informar al titular sobre el propósito del tratamiento y sus derechos. 

Mantener y proteger la información con condiciones de seguridad, permitiendo el acceso solo a personas autorizadas. 

Notificar incidentes de seguridad a la autoridad y asegurar la veracidad y actualización de los datos. 

Tramitar consultas y reclamos de los titulares de manera eficiente. 

Cumplir con los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio y abstenerse de divulgar información disputada por el titular. 

Usar solo datos autorizados según la ley y cumplir todas las disposiciones legales aplicables. 

Aviso de Privacidad y Autorización para el Tratamiento de Datos Personales 

Aviso de Privacidad: 

MANGO emite un aviso de privacidad en formato físico, digital o similar, para informar al titular sobre la política de tratamiento de datos, sus características, y cómo acceder a ella, cuando no es posible entregarla directamente. Este aviso incluye identificación y contacto de MANGO, propósito del tratamiento, derechos del titular, y la opción de responder sobre datos sensibles. 

Autorización y Mecanismos: 

La autorización debe obtenerse al recolectar datos, en formato físico, digital o mediante actos claros del titular. Los documentos incluirán identificación, finalidad, y los derechos del titular. MANGO conservará pruebas de la autorización según la normatividad. 

Excepciones a la Autorización: 

No se requiere autorización en casos de solicitudes de entidades legales, datos públicos, emergencias, fines legales específicos, o Registro Civil. 

Tratamiento de Datos Personales 

El tratamiento de los datos personales recolectados por MANGO se realizará según su Política de Tratamiento de Datos y se mantendrá mientras persista el propósito para el cual fueron recolectados. MANGO podrá: 

Entregar Datos a Terceros: Compartir datos personales con agentes, subcontratistas y terceros necesarios para cumplir con los objetivos establecidos. 

Asignar Encargados del Tratamiento: Designar a uno o varios responsables para la gestión de los datos personales. 

Revelar Datos a Autoridades: Proporcionar información a autoridades cuando sea requerido mediante orden judicial o administrativa. 

Transferir y Transmitir Datos: Transferir o transmitir datos personales a empresas del mismo grupo empresarial o a terceros nacionales e internacionales, incluso en países con regulaciones diferentes de protección de datos. 

En términos generales, MANGO tratará los datos para cumplir con sus obligaciones precontractuales, contractuales y postcontractual, así como en sus relaciones comerciales y laborales. Las finalidades específicas incluyen atención al cliente, actividades comerciales y de mercadeo, capacitación, organización y consolidación de datos, informes estadísticos, administración de recursos, beneficios internos y seguridad empresarial.  

Procedimientos de Acceso, Consultas, Peticiones, Quejas y Reclamos (PQRS): 

Responsable de la Política 

MANGO ha designado al Coordinador de Servicio al Cliente como responsable de velar por el cumplimiento de esta política, atendiendo consultas, quejas y solicitudes de los titulares, y gestionando las actualizaciones, correcciones o eliminaciones de datos cuando corresponda. 

Derecho de Acceso y Consulta 

El titular puede acceder y consultar sus datos para conocer si están siendo tratados y sus finalidades. MANGO garantiza este derecho permitiendo la verificación de la información del titular a través de canales electrónicos o en la sede. Para acceder, es necesario acreditar la identidad del titular o de su representante, una vez validada esta identidad, se proporcionará el detalle de los datos personales de forma gratuita a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo. 

Derecho de Reclamo y Supresión de Datos 

Si el titular considera que sus datos requieren corrección, actualización o eliminación, o detecta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo al Coordinador de Servicio al Cliente. También puede solicitar la eliminación de sus datos si estos ya no son necesarios, no cumplen con la ley o han cumplido su propósito. Sin embargo, MANGO no eliminará los datos si existe un deber legal o contractual de mantenerlos o si su eliminación afecta obligaciones legales. 

PQR y Medios de Atención. 

De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus representantes pueden acceder a la información contenida en las bases de datos de MANGO a través de los siguientes canales:  

Las solicitudes de acceso y reclamos pueden presentarse por correo electrónico o en el correo electrónico habilitado de MANGO, incluyendo la identificación del titular, el motivo de la solicitud y documentos de soporte. Las solicitudes de acceso y consulta serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible cumplir con este plazo, se informará al interesado antes de que expire el término de diez días, indicando las razones de la demora y la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual no debe superar los cinco (5) días hábiles adicionales.  

Medio digital autorizado para las PQR:   

Correo Electrónico: Enviar solicitudes a hola@mangodm.com, las cuales deben incluir documentos que prueben la identidad del titular.  

El documento presentado debe incluir: 

Nombre del titular o representante, junto con una copia del documento que acredite esta calidad. 

Petición clara respecto a la información que se desea consultar. 

Dirección para notificaciones (física o electrónica).  

Procedimiento para Quejas y Reclamaciones 

Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus representantes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o eliminada, o que haya un incumplimiento de la norma, pueden solicitar las modificaciones pertinentes. 

La solicitud debe contener: 

• Identificación del titular. 

• Descripción de los hechos que originan el reclamo. 

• Dirección para notificaciones (física o electrónica). 

• Documentos de soporte para la solicitud. 

Las solicitudes para modificar o suprimir datos pueden presentarse a través de los medios y canales mencionados anteriormente. Si faltan documentos, se requerirá al solicitante que los aporte dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si no se presenta la información solicitada en un plazo de dos (2) meses, se considerará que el reclamante ha desistido. 

Si MANGO recibe un reclamo sobre información que no maneja, se trasladará al responsable correspondiente dentro de un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. 

Al recibir el reclamo completo, se registrará en la base de datos con una leyenda de "reclamo en trámite" y la razón, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que se resuelva el reclamo. 

El plazo máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles desde la recepción. Si no se puede cumplir dentro de este plazo, se informará al interesado antes de que expire el término, con las razones de la demora y la nueva fecha de resolución, que no podrá exceder de ocho (8) días hábiles adicionales. 

Acciones de Seguridad 

MANGO implementará medidas de seguridad para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o adulteración, revisando periódicamente su efectividad. No obstante, MANGO no será responsable en caso de violaciones a sus sistemas de seguridad causadas por fuerza mayor o eventos fortuitos. 

Actualización de la Política 

MANGO se reserva el derecho de actualizar, modificar o enmendar esta Política a su discreción. Cualquier cambio realizado se reflejará en la fecha de actualización de la Política, y dichos cambios serán efectivos a partir de la fecha de dicha actualización. 

Vigencia de la política.  

Esta Política entrará en vigor a partir de su publicación el 10/12/2024.  

Tanto la Política como las Bases de Datos contentivas de la información suministrada podrá permanecer vigente hasta por el término de duración de MANGO.